Вас смущают предлагаемый официальный документ для использования за границей и термины легализация, высшая легализация, заверение, аутентификация, апостиль? Не беспокойтесь. Мы сделали краткий обзор международных соглашений и договоров и представили несколько примеров того, как с ними обходиться. Давайте начнем.

Если мы хотим, чтобы официальный документ страны имел юридическую силу в другой стране, его нужно легализировать. Каждая страна имеет собственное законодательство, свои указания по легализации документов для применения за границей или касательно иностранных документов для применения внутри страны. Государства все сильнее пытаются унифицировать формуляры свидетельств о государственной регистрации акта гражданского состояния и заключить соглашения и договора для упрощения затратной по времени и дорогостоящей методики. Результатом этих усилий, например, является Гаагское соглашение.

Гаагское соглашение

Если обе страны: та, что выдает документ и та, что требует документ – подписали Соглашение от 5-го октября 1961 года об освобождении иностранных официальных документов от легализации, нужен только апостиль. Регистр 115 стран обновляется на https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41. Если присмотреться, есть несколько исключений – некоторые страны возражают против присоединения других стран. Следовательно, соглашение не вступило в силу между определенными странами, например, между Германией и Либерией или между Австрией и Доминиканской республикой.

«Апостиль свидетельствует о подлинности подписи, о функции, в которой действует подписавшее документ лицо. В случае необходимости дополнительно выполняется засвидетельствование подлинности печати или штампа на документе. Апостиль не касается содержания официального документа с апостилем (www.hcch.net)

Гаагское соглашение заменяет затратные формальности засвидетельствованием апостилем, который нужно поставить на сам документ или на связанный с ним лист. Заголовок Apostille всегда должен быть указан на французском языке, но сам текст может быть составлен на официальном языке страны выдачи документа и на втором иностранном языке (как правило, засвидетельствование переводится присяжным переводчиком). «Апостили можно выдавать также для заверенной копии официального документа. С другой стороны, соглашение не действует ни на документы, создаваемые дипломатическими или консульскими представительствами, ни на административные документы, которые непосредственно имеют дело с торговыми или таможенными процессами (последнее исключение следует толковать узко)» (краткое описание соглашения). Это действительно для таких официальных документов, как:

  • судебные документы, выданные учреждением или официальным лицом, которые связаны с юрисдикцией государства, включая общественных министров или секретарей, служащих или судебных представителей
  • административные документы
  • нотариальные документы
  • официальные заверения, выдаваемые на частные документы, например, справка о регистрации для документа, свидетельство о достоверности даты,а также ведомственное и нотариальное заверение подписей на частных документах

Учреждения, ответственные за выдачу апостиля

Регистр указанных ответственных учреждений, ответственных за выдачу апостиля, представлен по ссылке https://www.hcch.net/de/instruments/conventions/authorities1/?cid=41 . Однако для каждого правила есть исключение. Существует единственное учреждение, которое может выдавать апостили для всех официальных документов в Объединенном королевстве – The Legalisation Office of the Foreign and Commonwealth Office (отдел легализации документов Министерства иностранных дел и по делам Содружества).

Не забывайте:

  • Федеральное административное ведомство выдает апостили для федеральных документов (из федеральных министерств, федерального ведомства юстиции, федеральных судов и т.д.).
  • Документы с апостилем отправляются исключительно наложенным платежом по адресу подателя заявления в Германии.
  • Так как в отдельных федеральных землях нет единой системы, мы рекомендуем Вам узнать у лица, выдающего не федеральный документ о том, как Вы можете получить апостиль.
  • Общая информация:
Тип не федерального документа Ответственное учреждение  
Для документов органов юстиции, обычных судов (гражданских и уголовных) и нотариусов Министерства юстиции (или главные управления), главы земельных судов (или местных судов)
Для документов, выданных судами, отличными от обычных Министерства внутренних дел (или главные управления); администрация округа (глава администрации округа); министерства юстиции (главные управления); главы земельных судов (и/или местных судов)
Для документов всех административных органов (без органов юстиции) Министерства внутренних дел (и/или главные управления); администрация округа (администрация); в Берлине (030-902690), орган ЗАГС I, в Рейнланд-Пфальце, управление по контролю и услугам в Трире и в Тюрингии земельное административное ведомство в Веймаре.

Дальнейшая информация содержится по ссылке:

http://www.bva.bund.de/DE/Organisation/Abteilungen/Abteilung_ZMV/Legalisation/Apostille/Apostille_node.html Федеральное административное ведомство собирает за каждый документ сбор в размере 13,00 €. Сбор за апостиль должен быть выплачен Федеральному административному ведомству EC-картой или наличными денежными средствами. Официальные документы для использования в странах, не подписавших Гаагское соглашение, нужно легализировать. Легализация документов и двусторонние соглашения будут обсуждаться дальше в блоге под заголовком Аутентификация официальных документов II.