Предшествующая статья была посвящена апостилю, который служит заменой длительного и финансово затратного процесса многоступенчатого заверения официальных документов.

Ту же цель преследуют CIEC-соглашение и двусторонние договоренности между отдельными государствами. Вместе мы хотели бы более внимательно рассмотреть консульское заверение. Помогут также наши советы по подготовке к процессу легализации и высшей легализации.

1. Соглашение международной организации CIEC

Цель Международной комиссии по ведению актов гражданского состояния – упростить сотрудничество в сфере переписки по гражданскому состоянию. Соглашения поддерживают созданием унифицированных формуляров для обмена информацией между отдельными органами ЗАГС. Они составлены на нескольких языках или кодированы и признаются без перевода или легализации в одном из государств-участников договора в полном правовом объеме. Новейшее подписанное членами соглашение CIEC – №34 о выдаче многоязычных выписок из книг записи актов гражданского состояния и многоязычных кодированных свидетельств гражданского состояния. Текущий перечень стран, в которых действительны двусторонние соглашения между правительственными организациями, находится по адресу http://www.ciec1.org/SITECIEC/PAGE_Conventions/SBIAALUnwl5nbGhLQ1BUd3RQKwA?WD_ACTION_=MENU&ID=A10.

CIEC-соглашение №16 о выдаче многоязычных выписок из книг записи актов гражданского состояния

Эта договоренность действительна для следующих стран: Бельгия, Босния и Герцеговина, Болгария, Черногория, Эстония, Франция, Нидерланды (европейская часть), Хорватия, Кабо Верде, Литва, Люксембург, Македония, Молдавия, Германия, Польша, Португалия, Австрия, Румыния, Словения, Сербия, Испания, Швейцария, Италия, Турция.

2. Двусторонние договора по правовой помощи

Государства заключают также между собой так называемые двусторонние договора по правовой помощи. Они сходятся на специальных условиях и требованиях в отношении официальных документов и легализации. Перечень стран с такими двусторонними договоренностями доступен онлайн. Не все договоренности должны касаться легализации документов, и не все должны быть двусторонними. Как пример мы приведем двусторонний договор между Словакией и Италией, который действует только для одной стороны. Италия, собственно, не признает документов гражданского состояния и всегда требует заверения в форме апостиля. С другой стороны, итальянские документы гражданского состояния, применяемые в Словакии, не нужно заверять.

3. Консульское подтверждение

Официальные документы, необходимые для применения в стране, с которой нет ни одного названного соглашения, подлежат процедуре легализации (первого засвидетельствования) и высшей легализации (более высокого уровня легализации).

Пример: консульское подтверждение выданного в органе ЗАГС в Словакии документа для применения за границей

  • Оригинал словацкого документа гражданского состояния, который клиент хотел бы использовать за границей, выдается соответствующим органом ЗАГС и не может быть старше 6 месяцев.
  • Соответствующий земельный суд засвидетельствует документ.
  • Министерство иностранных и европейских дел Словацкой республики легализирует официальный документ.
  • Документ гражданского состояния выдается на перевод переводчику, принявшему присягу перед судом.
  • Принятие присяги переводчиком происходит перед соответствующим Высшим земельным судом.
  • Таким образом засвидетельствованные документы передаются для дальнейшего заверения в консульский отдел МИД Словацкой республики.
  • После консульского засвидетельствования документы можно предоставить посольству страны, в которой их требуется использовать.

Каждый выданный в Словакии официальный документ следует в завершение засвидетельствовать через министерство иностранных и европейских дел Словацкой республики = легализация. Следующий шаг происходит для так называемой высшей легализации, это передача документа посольству страны, в которой нужно использовать документ. Административный сбор для каждой легализации составляет 20 евро. Оплата сбора возможна только в форме «Подтверждения оплаты административного сбора/ судебного сбора» (так называемая электронная гербовая марка с QR-кодом), которую можно приобрести исключительно в филиалах почты Словакии.

Консульское заверение выданного в Германии документа для использования за границей

Легализация осуществляется в Германии консульским или дипломатическим представительством страны, в которой нужно использовать документ. Только посольство принимает решение о подлинности документа. Так как в Германии имеется несколько органов, которые выдают официальные документы, для консульских и дипломатических представительств других государств тяжело обозреть их все. Поэтому посольства всегда требуют первое засвидетельствование документа немецким органом и иногда также другие засвидетельствования (валидации) для подтверждения действительности документа.

Система для выдачи первичного засвидетельствования в отдельных федеральных землях отличается. Портал Internetportal рекомендует связываться с учреждением, выдавшим документ. Также приведена информация касательно легализации официальных документов и названы страны, с которым Германия заключила соглашения о специальных условиях заверения.

4. Порядок действий при подготовке документа к переводу

Каждая страна имеет интернет-страницу, которая объясняет порядок действий легализации. Не забудьте предоставить документ (принявшему перед судом присягу) переводчику.

Правильный выбор принявшего перед судом присягу переводчика и/или переводчика «без штампа» очень важен. Мы связались с органом ЗАГС в Попраде, Словакия. Он подтверждает, что Словакия предписывает, что иностранный применяемый в Словацкой республике документ должен быть переведен переводчиком, который принял присягу перед судом и проживает в Словакии. В отношении других государств мы рекомендуем проконсультироваться касательно порядка действий с учреждением за границей.

В Германии переводы не действуют как официальные документы. Даже штамп присяжного переводчика не меняет статус. Глава соответствующего суда может, однако, подтвердить перевод. Таким образом, он подтверждает, что переводчик является принявшим в судебном порядке присягу переводчиком или «квалифицированным» экспертом. Однако, сделанный в Германии перевод не обязан признаваться в других странах. Это полностью зависит от нормативных актов соответствующей страны.

5. Вспомогательные интернет-страницы:

На следующих интернет-страницах Вы найдете указания по правильному порядку действий при легализации отдельных типов документов.

Испания

http://www.exteriores.gob.es/Portal/es/ServiciosAlCiudadano/SiEstasEnElExtranjero/Paginas/Legalizaciones.aspx

Германия

http://www.auswaertiges-amt.de/DE/Startseite_node.html

Великобритания

http://www.legalisationoffice.org.uk

Соединенные Штаты Америки https://travel.state.gov/content/travel/en/legal-considerations/judicial/authentication-of-documents/office-of-authentications.html